Facilitación (de reuniones)
La facilitación en el ámbito empresarial, organizacional y comunitario se refiere al proceso de diseñar y ejecutar una reunión o taller para lograr un conjunto acordado de objetivos por un equipo.[1] Usualmente, permite la toma de decisiones por consenso de forma ágil y colaborativa.
La facilitación se encarga de todas las tareas necesarias para lograr un resultado productivo e imparcial que refleje los objetivos acordados y los entregables definidos previamente por el "dueño" de la reunión o cliente.[2]
Áreas de aplicación[editar]
La facilitación sirve las necesidades de cualquier grupo que se reúne con un propósito común, ya sea para tomar una decisión, solucionar un problema, o sencillamente intercambiar ideas e información. Es utilizada [en una amplia gama de situaciones y ocupaciones, incluyendo sitios de trabajo, actividades de salud y disfrute, planeación organizacional y desarrollo comunitario".[3] La facilitación no pretende orientar al grupo a una decisión específica, ni intenta distraer o entretener.
Algunos consideran que esta se centra más específicamente en grupos que realizan aprendizaje experiencial.[4] En particular esto está asociado con los conceptos de aprendizaje activo, de autoridad tutelar y de coaching. Muchas de las técnicas de facilitación moderna han sido investigadas y clasificadas por John Heron, pionero de la investigación co-operativa.[4][5]
La facilitación como rol organizacional[editar]
La función del facilitación emergió como un rol con un conjunto específico de habilidades en los 1980s. Tiene semejanzas con el rol que la presidencia de la junta o secretaría general cumple en una reunión, pero va más allá, participando y guiando activamente al grupo hacia un consenso, sin influenciarlo hacia una decisión específica.[6]
Así mismo, la Asociación Internacional de Facilitadores ha definido un núcleo de competencias que incluye seis competencias principales y varias sub-competencias en su framework de Competencias Núcleo de Facilitación, que soportan una amplia gama de dinámicas de facilitación.[7]
Dinámicas de facilitación[editar]
Definir las reglas de juego[editar]
Este paso inicial, a menudo ignorado por principiantes, es un componente crítico del proceso de facilitación. Definir las reglas de juego es especialmente importante en reuniones sobre problemas difíciles, o para entrenar. Estas reglas son usualmente reiteradas al inicio de la reunión facilitada o taller, para asegurar que los participantes entiendan los roles que se emplearán, y las responsabilidades de cada uno.
Algunas de las reglas de juego más resaltantes para una facilitación exitosa son:
- Estar abiertos a sugerencias
- Construir sobre lo construido, no abatir ideas
- Dar espacio a los demás (para hablar o expresarse)
- Respeto mutuo
- Que la facilitadora no sea la "dueña" del tema en discusión, y que la identidad del "dueño" del tema en discusión, o cliente, sea clara
- Reglas del encuentro, como time-outs y procedimientos
- Cómo se registrará y tratarán asuntos no resueltos
- Que, durante la reunión, sea claro que el "dueño" del tema no es el "dueño" del proceso de facilitación. Esta persona solo debe dar perspectiva o conocimiento. La facilitadora es la "dueña" del proceso durante la reunión.
Todas estas están estrechamente relacionadas con la idea de facilitación como herramienta de empoderamiento.
Consultar con el cliente[editar]
La facilitadora trabajará con el cliente, quien es alguien en una organización o grupo diverso quien esta solicitando la facilitación, y ha invitado a la experta. En esta etapa, se intenta entender el propósito y resultados esperados de la reunión, al discutirlo con el cliente.
Preparar la reunión o taller[editar]
La preparación será realizada o dirigida por la facilitadora. En esta etapa se consideran en detalla la ubicación y método de reuniín, sea este físico o virtual por medio de videoconferencia. Usualmente se entrevista a todos los stakeholders claves para confirmar que se entiende su perspectiva, y el objetivo esperado de la facilitación.
Definir la agenda[editar]
Los participantes de la facilitación deben entender detalladamente cuáles son los puntos a tratar durante la facilitación, cómo se tratará cada uno, y con cuánto tiempo se cuenta. Usando técnicas de colaboración, permitiran a los participantes entender todos los temas a discutir y todas las posibles rutas de solución. La facilitadora diseña la agenda para soportar el proceso, basado en sus discusiones con los participantes, y en la experiencia profesional de la misma.
Aclarar normas del grupo[editar]
Como para la mayoría de trabajo de equipo exitoso, es importante que las normas del grupo se discutan y aclaren abiertamente al iniciar la facilitación. En general, se recomienda que ningún participante haga suposiciones sobre la forma en que los demás interactúan, y que se hagan esfuerzos para adaptarse a diferentes culturas y organizaciones.
Entender dinámica del grupo[editar]
Mientras se desarrolla el proceso de facilitación, la facilitadora esta intensamente alerta a signos leves, verbales o no-verbales, que puedan indicar problemas para la colaboración del grupo. La facilitadora puede guiar al grupo para que caiga en cuenta de estas dinámicas perjudiciales, y las intente resolver.
Tareas de los facilitadores[editar]
El rol de facilitador, aunque puede ser cubierto por una sola persona, es usualmente compartido por múltiples facilitadores. Esto, debido a la complejidad y número de tareas que deben realizarse antes, durante, y después de una facilitación.
Antes de una reunión[editar]
- Investigar el objetivo de la reunión.
- Encontrar el verdadero propósito u objetivo (si existe) de la reunión.
- Establecer quiénes deben ser los participantes.
- Diseñar una agenda y diseñar los procesos de colaboración en grupo para obtener los resultados esperados.
- Compartir la agenda con los participantes, ajustándola si es necesario.
- Asegurarse que todos los participantes están completamente informados sobre la reunión, y que todos conozcan el propósito y potenciales consecuencias de la reunión.
Durante una reunión[editar]
- Supervisar la agenda.
- Llevar el tiempo.
- Liderar el proceso del grupo.
- Alentar la participación de todos los asistentes.
- Ayudar a los participantes a entender diferentes puntos de vista.
- Fomentar soluciones que incorporan diversos puntos de vista.
- Alinear el comportamiento de los participantes.
- Crear un espacio seguro.
- Enseñar nuevas formas de pensar y facilitar actividades estructuradas de colaboración.
- Registrar acuerdos, con términos y frases consensuadas.
- También, registrar temas no resueltos para posteriores debates.
Después de una reunión[editar]
- Usualmente, el facilitador escribe y publica los resultados de una reunión a todos los interesados, incluidos aquellos quienes no pudieron asistir.
Véase también[editar]
Referencias[editar]
- ↑ Strauss, David (2002): How to make collaboration work. SF, BK Publishers.
- ↑ Schwarz, Roger et. al. (2011): The Skilled Facilitator: A Comprehensive Resource for Consultants, Facilitators, Managers, Trainers, and Coaches, Willey.
- ↑ Hogan, Christine (2004). Understanding Facilitation: Theory and Principles. Kogan Page. ISBN 978-0749438265.
- ↑ a b Heron, John (1999). The complete facilitator's handbook. Kogan Page. ISBN 0-7494-2972-0. OCLC 40980744. Consultado el 28 de marzo de 2021.
- ↑ Heron, John (1996). Co-operative inquiry : research into the human condition. Sage Publications. ISBN 978-0-85702-289-9. OCLC 654439855. Consultado el 28 de marzo de 2021.
- ↑ Strauss, David (2002): How to make collaboration work. SF, BK Publishers
- ↑ Schuman, Sandor. (ed) (2005) The IAF Handbook of Group Facilitation: Best Practices from the Leading Organization in Facilitation. San Francisco: Jossey-Bass
| Control de autoridades |
|
|---|
Datos: Q1941955
Multimedia: Facilitation / Q1941955